Tengo que reconocer que antes me ponía muy nervioso, que era incapaz de acudir a una visita de obra seguro y relajado porque temía ese detalle técnico que aparecía de improviso en la reunión y para el que yo, a pesar de todo, podía no ir bien preparado.
Otros, sin embargo, llegaban excesivamente tranquilos, con las manos en los bolsillos y el bocata bajo el brazo.
Me costó años asumir que, a muchos, aquellas citas les daban igual, que sólo iban a pasar el rato.
Y yo no lo quería ver así, porque eso hubiera sido confesar que estaba tirando horas de mi tiempo a la basura. Sistemáticamente, como si me sobrase.
Llegó un momento en que decidí establecer una serie de pautas, que desde entonces intento llevar a rajatabla, con el objetivo de que la reunión sea práctica, que todos los que intervengan vengan preparados y, en lo que a mí respecta, que se me escapen el menor número de detalles posibles. En definitiva, que sea productiva:
La primera y principal: ¿es realmente necesaria esta reunión? Porque ciertamente, muchas cosas pueden ser solucionadas con un cruce de correos electrónicos entre los implicados. O, si se quiere ser más tecnológicos, utilizando Google Docs, Dropbox Business, o similares.
Respecto a esto, a lo largo de mi vida profesional he vivido proyectos en los que se intentaba generar el hábito de tener visitas en la obra todos los lunes, o los martes, o los miércoles, … A mi modo de ver, una excusa más para irse a almorzar (que, si se trata de hacer relaciones, también hay otros medios más directos).
Por otro lado, el manido Covid nos ha enseñado que hay un montón de herramientas online para podernos ver y trabajar en equipo sin movernos de casa o de la oficina. No hace falta perder el tiempo en mencionar aquí ninguna, porque en estos últimos años todos hemos tenido que utilizar alguna de ellas.
Pero, si después de todo lo dicho, se entiende que la reunión en obra es imprescindible, cabe definir quiénes deben estar y quiénes no son necesarios. En este caso, cuanta menos gente tenga que acudir, más ligera se hará la resolución de los temas a tratar.
Y ya puestos, alguien tiene que dirigir la fiesta e informar del orden del día, puntos a tratar y actores necesarios. ¡Ah! Y establecer el horario de entrada y de salida.
De la puntualidad y del móvil apagado ya ni hablo…
A nivel de cada implicado, se agradecerá enormemente que lleve preparado su tema, explicaciones, exposiciones, dudas y problemas. A mí me encantan las reuniones en las que se plantean cosas, se debaten, se toman decisiones y se anotan en un acta. Y ya no se habla más de ellas salvo para ver cómo han quedado terminadas.
Y hablando de anotar, una vez terminada la reunión, también alguien tiene que hacer el resumen de lo acordado y transmitírselo a todos los implicados. Aquí, otra vez, el correo electrónico, Google Docs, etcétera.
Para terminar, diré que creo que aplicaciones tipo WhatsApp o Telegram no me sirven para gestionar reuniones de obra, ni tan siquiera como sustitutos del correo electrónico, aunque haya quienes crean grupos con los diferentes oficios para compartir información. De esto, tal vez, hablaré más adelante en otro post.
Espero que te hayan sido útiles mis reflexiones. Si tienes alguna idea más que aportar, te agradeceré que me la cuentes por correo electrónico. Prometo contestar.
